ISO 14298 is een internationale norm die de vereisten definieert voor het managen van beveiligde drukprocessen en die de ontwikkeling, verbetering, en ISO 14298-certificering van het systeem mogelijk maakt.
Het Secure Printing Management System volgens ISO 14298 moet door alle organisaties die diensten verlenen aan banken, andere financiële instellingen en de publieke sector worden nageleefd, met name bij het afdrukken van bankpassen, persoonlijke documenten (zoals paspoorten, identiteitskaarten, zorgpasjes, rijbewijzen, etc.), of alles wat zeer vertrouwelijke gegevens bevat.
Tegenwoordig hebben alle organisaties echter te maken met hoge afdrukkosten, zoals papier, toner en onderhoud van apparatuur. Afdrukmateriaal kan op de verkeerde printer terechtkomen of zoekraken in de stapel van documenten, waardoor het opnieuw moeten worden afgedrukt. Bovendien worden materialen vaak onbeheerd in de printer achtergelaten, zodat iedereen ze kan ophalen, wat een bedrijfsrisico vormt.
Oplossingen voor dergelijke uitdagingen bestaan in de vorm van software die de beveiliging van documenten garandeert, waarbij alleen bevoegde gebruikers, na identificatie via bijvoorbeeld PIN-codes, personeelskaarten of biometrische gegevens, toegang krijgen tot de apparatuur en materialen.
Het invoeren van een beveiligd printsysteem volgens ISO 14298 is een aanpak die organisaties volgen voor het verbeteren van hun systemen die beïnvloed worden door verschillende eisen, specifieke doelen, producten, toegepaste processen, de beveiligingsomgeving, culturele kwesties, wettelijke beperkingen en risicobeoordelingen.
Het bekendste voorbeeld van beveiligd drukken is het drukken van geld, wat in de EU wordt uitgevoerd door de ECB en de nationale centrale banken, zoals De Nederlandsche Bank (DNB). Bankbiljetten hebben zichtbare en voelbare kenmerken waardoor mensen zonder speciale apparatuur de echtheid ervan kunnen controleren.
Het primaire doel van ISO 14298 is om de geheimhouding van informatie te garanderen en vervalsing van documenten en ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
